Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 23-10-2026

VKW (Kunstlaan 16, 3500 Hasselt, "wij", "we", "VKW") hecht belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. Deze verklaring legt uit welke gegevens we verzamelen wanneer je het charter “Trots & Excellent Familiebedrijf” ondertekent op deze website, waarom we dat doen, en welke rechten je hebt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

VKW is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens kan je terecht op secretariaat@vkwlimburg.be.

Deze website wordt technisch gehost en onderhouden door Haletra-Leën, die in die hoedanigheid optreedt als verwerker van VKW en enkel toegang heeft tot de gegevens voor technisch beheer en de goede werking van de website.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Wanneer je het ondertekenformulier invult, verzamelen we:

• Voornaam, naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon;
• Bedrijfsnaam en facturatiegegevens (adres, land, optioneel BTW-nummer);
• Het IP-adres en de browserinformatie waarmee het formulier werd ingediend, om misbruik en spam te voorkomen;
• Het tijdstip van ondertekening en, indien van toepassing, van betaling.

We verzamelen enkel de gegevens die nodig zijn om het charter te kunnen toekennen, factureren en opvolgen.

3. Waarvoor en op welke basis gebruiken we deze gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst: je contact- en facturatiegegevens gebruiken we om het charter en de digitale dragers te leveren, de factuur van €150 op te maken en met je te communiceren over de status van je aanvraag.
• Gerechtvaardigd belang: je bedrijfsnaam en gemeente tonen we publiek op de pagina “Zij tekenden al” — dit is de kern van het charter, namelijk zichtbaar maken welke familiebedrijven zich engageren. Je kan hier op elk moment bezwaar tegen maken (zie punt 5). IP-adres en browserinformatie verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om misbruik van het formulier te voorkomen.
• Wettelijke verplichting: facturatiegegevens bewaren we zolang de Belgische boekhoudwetgeving dit vereist.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats op basis van je gegevens.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens zolang dit nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden, en nooit langer dan wettelijk toegelaten. Facturatiegegevens bewaren we minstens 7 jaar conform de Belgische boekhoudwetgeving. Andere gegevens worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn, of op eenvoudig verzoek (zie punt 5).

5. Wat zijn je rechten?

Je hebt steeds het recht op:

• Inzage in de gegevens die we over jou bewaren;
• Verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering van je gegevens (“recht op vergetelheid”), behalve voor gegevens die we wettelijk verplicht zijn te bewaren (bv. facturatiegegevens);
• Bezwaar tegen de publieke vermelding van je bedrijf op “Zij tekenden al” — je bedrijf blijft dan wel geregistreerd, maar wordt niet meer publiek getoond;
• Beperking van de verwerking, en overdraagbaarheid van je gegevens.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je naar secretariaat@vkwlimburg.be. We antwoorden binnen de wettelijke termijn van één maand.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

6. Beveiliging

We nemen passende technische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbinding (HTTPS), beveiligde opslag van wachtwoorden, en beperkte, met wachtwoord beveiligde toegang tot het beheerplatform voor VKW-medewerkers.

7. Cookies

Deze website gebruikt enkel een functioneel sessiecookie, noodzakelijk voor de correcte en veilige werking van het ondertekenformulier. We gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

8. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer ze laatst gewijzigd werd.